Absolutamente. Una plataforma de housekeeping robusta y moderna, diseñada para hoteles medianos y boutique, con las funcionalidades que mencionas, es una herramienta clave para optimizar la eficiencia operativa y la experiencia del huésped.
Aquí te detallo las funcionalidades de una plataforma de este tipo:
Plataforma de Gestión de Housekeeping (HMS – Housekeeping Management System)
Objetivo Principal: Optimizar la gestión de las operaciones de limpieza y mantenimiento de habitaciones, garantizando la eficiencia, la calidad y una comunicación fluida entre los departamentos clave del hotel.
Funcionalidades Clave:
- Integración Avanzada con los Principales PMS Hoteleros:
- Conectividad Bidireccional: Sincronización en tiempo real con PMS como Opera PMS, Mews, Protel, Cloudbeds, RoomRaccoon, etc.
- Actualización Automática de Estado de Habitaciones: El PMS envía información sobre el estado de las habitaciones (ocupada, vacía, sucia, limpia, «Do Not Disturb», salida pendiente, entrada prevista) directamente al HMS.
- Actualización del PMS desde HMS: Las camareras de piso y la gobernanta pueden actualizar el estado de una habitación a «limpia» o «inspeccionada» directamente desde sus dispositivos móviles, y esta información se refleja instantáneamente en el PMS.
- Datos de Huéspedes: Acceso a información relevante del huésped (si es VIP, preferencias de habitación, notas importantes para limpieza) desde el PMS para personalizar el servicio.
- Comunicación entre los Distintos Departamentos (Housekeeping, Recepción, Mantenimiento):
- Mensajería Interna: Chat integrado o sistema de notas para la comunicación instantánea entre todos los roles dentro de la plataforma.
- Reporte de Incidencias en Tiempo Real: Las camareras de piso pueden reportar problemas de mantenimiento (ej. fuga de agua, bombilla fundida, televisor no funciona) directamente desde la habitación. Esta incidencia se envía automáticamente al equipo de Mantenimiento.
- Solicitudes de Recepción: Recepción puede enviar solicitudes urgentes a housekeeping (ej. «limpieza rápida para early check-in») o mantenimiento (ej. «habitación con problema de aire acondicionado») con prioridades.
- Notificaciones Personalizadas: Alertas automáticas para cada rol cuando hay una tarea asignada, una incidencia resuelta o un cambio de estado relevante.
- Editable y Configurable:
- Personalización de Tareas y Checklists: La gobernanta o administrador puede definir y editar checklists de limpieza por tipo de habitación (estándar, suite, con balcón), incluyendo tareas específicas.
- Configuración de Horarios y Prioridades: Establecimiento de horarios de trabajo, asignación de turnos y priorización de limpiezas (ej. habitaciones con salida, habitaciones con entrada VIP).
- Tipos de Limpieza: Configuración de diferentes tipos de limpieza (diaria, a fondo, de salida, de mantenimiento).
- Múltiples Registros con una Sola Licencia (para Cadena o Grupo Hotelero):
- Gestión Centralizada: Una única licencia permite la gestión de múltiples propiedades dentro de una cadena o grupo hotelero.
- Vista Consolidada: Gobernantes o gerentes de operaciones a nivel de grupo pueden tener una visión consolidada del rendimiento de housekeeping en todas sus propiedades.
- Plantillas Estandarizadas: Posibilidad de crear y aplicar plantillas de checklists, roles y configuraciones a través de todas las propiedades para mantener la uniformidad en los estándares.
- Gestión de Usuarios Multi-Propiedad: Asignación de personal a diferentes propiedades según sea necesario.
- Cuatro Roles Diferenciados con Permisos Específicos:
- Recepción:
- Consulta el estado actual de las habitaciones (sucia, limpia, en inspección, con incidencia).
- Solicita limpiezas urgentes o específicas.
- Reporta incidencias generales del lobby o áreas comunes.
- Visualiza el progreso de las limpiezas y la disponibilidad.
- Mantenimiento:
- Recibe notificaciones instantáneas de incidencias reportadas por housekeeping o recepción.
- Consulta el historial de mantenimiento por habitación.
- Actualiza el estado de las reparaciones (en progreso, resuelto, pendiente de pieza).
- Gestiona su agenda de tareas de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Camareras de Piso (Housekeeping Staff):
- Acceso móvil a su lista de habitaciones asignadas para el día.
- Checklists de limpieza interactivos para cada habitación.
- Registro de tiempo de inicio y fin de limpieza por habitación.
- Reporte fácil de incidencias de mantenimiento o falta de suministros.
- Actualización del estado de la habitación (limpia, sucia, en proceso).
- Gestión de solicitudes especiales de huéspedes (ej. almohada extra, toallas adicionales).
- Gobernanta (Head Housekeeper / Housekeeping Manager):
- Vista de panel de control (dashboard) con el estado de todas las habitaciones en tiempo real.
- Asignación de habitaciones y tareas al personal.
- Monitorización del progreso de limpieza de cada camarera de piso.
- Inspección de habitaciones completadas y marcado como «inspeccionada».
- Gestión de personal (horarios, permisos, rendimiento).
- Gestión de inventarios de ropa y amenities.
- Generación de informes de productividad y calidad.
- Recepción:
- Gestión de Inventarios (Ropa Blanca, Suministros, Amenities):
- Control de Stock: Registro de entradas (compras) y salidas (uso, mermas) de todos los artículos de inventario (sábanas, toallas, jabones, champús, papel higiénico, etc.).
- Niveles Mínimos y Alertas: Configuración de stock mínimo y alertas automáticas cuando los niveles bajan.
- Pedidos Automáticos: Generación de sugerencias de pedidos a proveedores basada en el consumo y los niveles de stock.
- Trazabilidad: Seguimiento del uso de amenities por habitación o huésped (si se desea).
- Informes de Consumo: Análisis del consumo de suministros por período, departamento o tipo de habitación para optimizar costos.
Esta plataforma transformaría la gestión de housekeeping de un proceso manual y propenso a errores en una operación digital, eficiente y transparente, contribuyendo directamente a la satisfacción del huésped y a la rentabilidad del hotel.
Funcionamiento de la plataforma